01：ドキュメントとは何か【はじめに】
ドキュメント (資料) とは情報や考えを相手へ正しく伝え、理解や行動を促すために整理・可視化されたものです。 自分の考えを記録するだけであれば、自分が理解できれば十分です。しかしビジネスで扱うようなドキュメントの多くは、他者に理解してもらうことを前提としています。 ドキュメントは作ることが目的ではありません。見た人が内容を正しく理解し、次に何をすればよいかを判断できる状態になっていることが重要です。
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02：このサイトについて【はじめに】
このサイトはドキュメント作成をするときの考え方や表現方法、説明のながれについてのTips集です。自分の資料づくりはもちろん、部下へ資料作成を指導するときの 拠 (よ) りどころとしても活用できます。 サクッと読める短い記事を50本ほど掲載しています。カテゴリーは『はじめに』『スタイリング』『ストーリーづくり』『表現テクニック』の4つに分かれています。注力したいカテゴリーの記事だけを読むことも可能です。 ドキュメントを作りながら疑問が生まれたときや、一息つきたいときにこのサイトを 覗 (のぞ) きに来てください。
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03：ドキュメントの目的を決める【ストーリーづくり】
ドキュメントを作りはじめるときは、最初に何のために作るのかを最初に決めます。 目的 重視すべきこと 説明する 背景や前提、やりたいことを分かりやすく伝える 報告する 事実や結果を正確に素早く伝える 提案する 課題・メリット・判断材料を示す 手順を教える 作業手順を迷わず実行できるようにする 記録する 後から振り返っても理解できるように残す 目的が決まれば自ずとドキュメントに必要になる要素が見えてきます。不必要な情報は思い切って削ったり、補足資料としてメインから外すのも有効です。
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03：現在位置を伝えよ【スタイリング】
自分が今ドキュメントのどの位置を読んでいるか分かるようにする。ドキュメント右下に全体ページ数に対する現在ページ数を記載したり、定期的に目次と現在位置を示すページを入れる。
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04：正しく文字を整列させる【スタイリング】
左揃え・中央揃え・右揃えを正しく使い分ける。基本的には左揃えを使う。 表紙やアイコン+短い文字には中央揃えが適している。 右揃えは数値や重要度の低い情報に適している。 <表中の金額一覧の画像。金額はカンマ+右ぞろえをすると比較がしやすい>
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10：ドキュメントの設計【ストーリーづくり】
ドキュメントは目的を起点にどのように作るかを考え設計すると良い。 目的を決める 何を達成したいか ドキュメント形式を決める プレゼンテーション 文書 表計算 構成を決める アジェンダ・目次・シート 表現方法を決める 文章 図 表 グラフ 写真 動画 レイアウト 配色 フォント 余白
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11：最適なドキュメント形式を選ぶ【ストーリーづくり】
ドキュメントを作るときは扱う情報や目的に応じて最適な形式（プレゼンテーション、文書、表計算等）を選ぶ。 扱う情報 媒体 理由 要点・全体像 プレゼンテーション 情報を整理して俯瞰しやすい 詳細・記録 文書 正確に残し、後から参照しやすい 数値・一覧 表計算 管理・分析しやすい 重要なのは、ひとつのドキュメントですべてを伝えようとしないことである。 例えば新しいシステムを導入する場合、決済者への概要説明はプレゼンテーション、詳細はマニュアル文書、操作は動画、進捗管理は Excel (表計算) というようにドキュメントを分割する。それぞれのドキュメントを組み合わせることで、より情報を理解しやすくかたちでまとめ、記録・保管できる。
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100：メッセージに応じた表現方法【表現テクニック】
ネジの締め方であれば動画、Wi-Fiのパスワードであれば文字など、伝えたいメッセージによって最適な表現方法は異なる。 伝えたいこと 表現方法 理由 概念・考え・詳細 文字 幅広い表現が可能 数量・比較 数字・表・グラフ 正確な値や比較結果を示せる 関係性・構造 図・図解 要素同士のつながりを理解しやすい 動き・手順 動画 時間の流れや動作を表現できる 状態・外観 写真・イラスト 一目で状況を把握できる 【参考】ネジの締め方の伝え方 文字の場合 ドライバーを当てます 時計周りに回します 止まるまで回します 写真の場合 動画の場合 【参考】伝えたいことと最適な表現方法 伝えたいこと 表現方法 理由 ネジの締め方 動画 動きや力加減が伝わる 配線の完成形 写真 一目で状態が分かる Wi-Fiパスワード 文字 検索・転記しやすい 売上推移 グラフ 傾向が直感的に分かる 数千件の売上データ 表計算 集計・分析できる
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