ドキュメントを作りはじめるときは、最初に何のために作るのかを最初に決めます。 目的 重視すべきこと 説明する 背景や前提、やりたいことを分かりやすく伝える 報告する 事実や結果を正確に素早く伝える 提案する 課題・メリット・判断材料を示す 手順を教える 作業手順を迷わず実行できるようにする 記録する 後から振り返っても理解できるように残す 目的が決まれば自ずとドキュメントに必要になる要素が見えてきます。不必要な情報は思い切って削ったり、補足資料としてメインから外すのも有効です。
記事『ドキュメントの目的を決める』を読む
ドキュメントは目的を起点にどのように作るかを考え設計すると良い。 目的を決める 何を達成したいか ドキュメント形式を決める プレゼンテーション 文書 表計算 構成を決める アジェンダ・目次・シート 表現方法を決める 文章 図 表 グラフ 写真 動画 レイアウト 配色 フォント 余白
記事『ドキュメントの設計』を読む
ドキュメントを作るときは扱う情報や目的に応じて最適な形式（プレゼンテーション、文書、表計算等）を選ぶ。 扱う情報 媒体 理由 要点・全体像 プレゼンテーション 情報を整理して俯瞰しやすい 詳細・記録 文書 正確に残し、後から参照しやすい 数値・一覧 表計算 管理・分析しやすい 重要なのは、ひとつのドキュメントですべてを伝えようとしないことである。 例えば新しいシステムを導入する場合、決済者への概要説明はプレゼンテーション、詳細はマニュアル文書、操作は動画、進捗管理は Excel (表計算) というようにドキュメントを分割する。それぞれのドキュメントを組み合わせることで、より情報を理解しやすくかたちでまとめ、記録・保管できる。
記事『最適なドキュメント形式を選ぶ』を読む